Versie: 20 November 2025
Eigenaar: Maakbaar AI (KVK: 97652210)
Contact: privacy@werkfoon.nl
Bij Werkfoon houden we van duidelijkheid. Hieronder leest u precies wat we met uw gegevens doen, en vooral wat we niet doen.
1. Verwerkte gegevens
Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:
- Accountgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK-nummer.
- Betaalgegevens: IBAN, factuuradres en betaalhistorie.
- Communicatiegegevens (namens u): Audio-opnames van inkomende gesprekken, transcripties (tekstverslagen), samenvattingen en metadata (tijdstip, duur, telefoonnummers bellers).
- Technische gegevens: IP-adressen en logs voor beveiliging en foutopsporing.
2. Onze Rol (Belangrijk voor AVG)
- Werkfoon als Verwerkingsverantwoordelijke: Voor uw accountgegevens, facturatie en onze eigen zakelijke relatie met u.
- Werkfoon als Verwerker: Voor de inkomende telefoongesprekken van uw klanten. U bent hier de verantwoordelijke. Wij verwerken deze gesprekken en persoonsgegevens puur in uw opdracht en volgens uw instructies.
3. Doelen van verwerking
Wij gebruiken de gegevens voor:
- Het leveren van de AI-telefoondienst (opnemen, transcriberen, versturen).
- Facturatie en administratie.
- Het versturen van notificaties (bijv. via SMS of e-mail).
- Beveiliging van ons platform en voorkomen van misbruik.
- Wettelijke verplichtingen (zoals belastingaangifte).
4. Delen met derden (Subverwerkers)
Wij verkopen uw gegevens nooit. Om onze dienst te leveren, maken wij gebruik van gespecialiseerde en streng geselecteerde leveranciers (subverwerkers). Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Dit betreft leveranciers voor:
- Telefonie & Netwerk (voor het nummer en de verbinding).
- AI & Spraaksynthese (voor het begrijpen en spreken).
- Hosting & Opslag (beveiligde servers binnen de EU/EEA waar mogelijk).
- Communicatie (voor het versturen van SMS/E-mails).
AI Garantie: Wij hebben contractueel vastgelegd dat uw gespreksdata niet wordt gebruikt voor het trainen van publieke AI-modellen van onze leveranciers.
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:
- Accountgegevens: Zolang uw abonnement actief is + 2 jaar (voor eventuele nabehandeling).
- Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
- Audio-opnames: Standaard 30 dagen. Daarna worden deze automatisch verwijderd.
- Transcripties & Samenvattingen: Zolang uw account actief is, zodat u uw geschiedenis kunt inzien.
- Back-ups: Maximaal 30 dagen.
6. Beveiliging
Wij nemen de beveiliging van uw bedrijfsdata serieus. Maatregelen omvatten:
- Volledige versleuteling van data tijdens transport (TLS/SSL).
- Versleuteling van gevoelige data in opslag (Encryption at Rest).
- Strikte toegangscontrole (alleen noodzakelijk personeel).
- Regelmatige veiligheidsscans.
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u recht op:
- Inzage in uw gegevens.
- Correctie of verwijdering van uw gegevens.
- Beperking van of bezwaar tegen de verwerking.
- Dataportabiliteit (uw data meenemen).
Wilt u gebruikmaken van deze rechten? Mail naar privacy@werkfoon.nl. Heeft u een klacht? Dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies
Wij gebruiken enkel strikt noodzakelijke, functionele cookies om de webapplicatie te laten werken (bijvoorbeeld om u ingelogd te houden). Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.
9. Wijzigingen
Deze verklaring kan wijzigen als onze dienstverlening verandert. De nieuwste versie vindt u altijd op onze website.